Software für die Verwaltung von Schulgebäuden

Der Begriff School Facility Management bezieht sich auf eine Reihe von Prozessen und Tools zur Optimierung der Verwaltungs- und Instandhaltungsaktivitäten für Gebäude, Einrichtungen, Geräte und Ressourcen einer Schule.

Wie bei Wohngebäuden (oder Gebäude, die für Produktions-, Arbeits- und Freizeitaktivitäten jeglicher Art genutzt werden) unterliegen auch Schulgebäude und alle darin befindlichen Anlagen und Geräte dem Verschleiß und den Auswirkungen der Zeit und müssen regelmäßig gewartet werden, um ihre Sicherheit und Funktionalität zu erhalten.

Die Prozesse des School Facility Managements ermöglichen, effektiv auf diesen Bedarf einzugehen, da sie einen strategischen und innovativen Ansatz für das Management von Schulgebäuden bieten. Diese Prozesse basieren auf dem Einsatz von Cloud-basierter Softwares und Plattformen, die den Facility Managern helfen:

• ein Inventar der Schulressourcen zu führen, in dem ihr Standort und Zustand angegeben sind;
• zu beurteilen, welche dieser Ressourcen repariert oder ersetzt werden müssen, um den Verlust von Geräten zu minimieren;
• Reparaturen und Wartungsarbeiten automatisch zu planen;
• Arbeits- und Service-Aufträge zu erstellen und zu überwachen;
• Ausfallzeiten von Geräten zu verfolgen;
• Programme zur vorbeugenden Instandhaltung einzurichten;
• die mit der Wartung verbundenen Kosten zu kontrollieren;
• benutzerdefinierte Reports mit detaillierten Metriken zu erstellen, die als Grundlage für künftige Projekte dienen können.

Zu den Möglichkeiten des Facility Managements gehört auch die Fähigkeit zur Integration mit dem Building Information Modeling. Die Verwendung von BIM-Modellen ermöglicht es, die Bau- und Anlagenkomponenten eines Gebäudes noch effektiver zu verwalten.

Die ordnungsgemäße Instandhaltung von Schulgebäuden ist von grundlegender Bedeutung, da sie zur Schaffung einer optimalen Lern- und Studienumgebung beiträgt und die Verbesserung der Gesamteffizienz der Gebäude gewährleistet.

Zu den wichtigsten Aspekten, auf die sich School Facility Management-Prozesse konzentrieren, gehören zum Beispiel:

• die Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden, Räumlichkeiten und Anlagen durch regelmäßige Inspektionen und Eingriffe sowie durch vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen, die darauf abzielen, die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen oder Beeinträchtigungen der Funktionsfähigkeit der Anlagen drastisch zu verringern;
• die Planung und Organisation von Räumen, die die Schaffung von komfortableren und einladende Umgebungen für alle Nutzer begünstigt;
• die Eindämmung des Energieverbrauchs durch Techniken zur Einsparung, die den Energieaufwand verringern und die Nachhaltigkeit fördern;
• die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards durch eine angemessene Risikobewertung und die Formulierung geeigneter Notfallprotokolle, die zur Sicherheit der Schüler und des Lehrpersonals beitragen;
• die Erstellung von Verzeichnissen und Inventaren, die es ermöglichen, Ressourcen jeglicher Art zu dokumentieren, zu verfolgen und zu organisieren;
• die Ergreifung präventiver Sicherheitsmaßnahmen, die die Installation von Zugangssystemen mit Code, Überwachungskameras, Einbruchmeldeanlagen usw. umfassen können;
• die Planung von Hygiene- und Sanitärlösungen, die auf die Reinigung und Desinfektion der Räume abzielen;
• die Erstellung von Kaufaufträgen für die Lieferung neuer Geräte;
• die Verwaltung und Überwachung von Arbeitsaufträgen, welche die Planung von Eingriffen, die Zuweisung von Technikern, die Senkung von Kosten usw. ermöglichen.

Alle Schulen sollten auf jeder Bildungsebene eine Vielzahl von Räumen, Tools und Ressourcen zur Verfügung stellen, um die Beteiligung und die Leistungen der Schüler zu fördern, die Produktivität des Schulpersonals zu verbessern und die Einhaltung von Sicherheits-, Sozial- und Hygienestandards zu gewährleisten.

Um eine wirksame Verbesserung der Schulgebäuden zu gewährleisten und die Effizienz des Bildungssystems zu steigern, ist es wichtig, die Umsetzung des Facility Managements in Schulen auf Folgendes auszurichten:

• einen volleren Einsatz der Technologie, um die Lernmöglichkeiten voll auszuschöpfen und die Kommunikation zu verbessern;
• eine flexible Nutzung der Räume, die sich an verschiedene Konfigurationen anpassen sollten, um besondere Aktivitäten, Meetings, Konferenzen, Aufführungen, alternative Bildungsprogramme usw. zu ermöglichen;
• die  Gestaltung von Unterrichtsräumen mit angemessener Größe, die leicht zugänglich sind, eine gute Akustik und Beleuchtung aufweisen, mit Systemen zur Kontrolle der Temperatur und der Luftqualität, welche außerdem mit den modernsten Geräten und Technologie versehen sind;
• die Nutzung erneuerbarer Energien, um die Energieeffizienz zu verbessern und die Umweltauswirkungen der Schule zu verringern;
• die Einführung von Sicherheits- und Überwachungsmaßnahmen, um Notfälle bestmöglich zu bewältigen und den Schutz der Schüler und des Personals zu gewährleisten;
• die Ausarbeitung von Programmen zur vorbeugenden Instandhaltung, um Wartungsprobleme des Gebäudes zu erkennen, bevor sie auftreten.

Die korrekte Umsetzung des Facility Managements in Schulen ermöglicht:

• die Kosten für das Facility Management zu senken;
• den Lebenszyklus von Assets und Ressourcen deutlich zu verlängern und dessen Qualität zu verbessern;
• die Lernfähigkeit der Schüler positiv zu beeinflussen und die Teilnahme an Bildungsaktivitäten zu erhöhen;
• die Organisation von Abläufen zu vereinfachen und die Belastung der Facility Manager zu reduzieren;
• die Sauberkeit, Ordnung und Sicherheit der Räume zu verbessern;
• die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu fördern;
• das Personal bei der Verwaltung begrenzter Ressourcen durch proaktive Ermittlung von Prioritäten zu unterstützen;
• den allgemeinen Zustand der Gebäude, des Betriebs der Geräte und der Gesundheit der Schüler und des Personals zu verbessern;
• Energie zu sparen und die Umwelt zu schützen.