Logiciel de GMAO pour les écoles

L'expression «Facility Management pour les Écoles » , School Facility Management en anglais, se réfère à l'ensemble des processus et des outils permettant d'optimiser les pratiques de gestion et maintenance des bâtiments, des structures, des équipements et des ressources appartenant à une école.

Comme c'est le cas pour les bâtiments résidentiels (ou destinés à des activités de production, de travail et de loisirs de toute nature), les bâtiments scolaires, ainsi que toutes les installations et les équipements qu'ils contiennent, sont soumis à l'usure et aux effets du temps, et nécessitent des interventions de maintenance périodiques afin de préserver leur sécurité et leur fonctionnalité.

Les processus de School Facility Management permettent de répondre efficacement à ce besoin car ils permettent une approche stratégique et innovante à la gestion des établissements scolaires. Ces processus reposent en effet sur l'utilisation de logiciels et de plateformes cloud qui aident les Facility Managers à :

• tenir un inventaire des ressources scolaires, en précisant leur emplacement et leurs conditions ;
• évaluer parmi celles-ci les ressources qui doivent être réparées ou remplacées, afin de minimiser les pertes d'équipements ;
• programmer automatiquement les réparations et les interventions de maintenance ;
• générer et suivre les ordres de travail et de service ;
• suivre les périodes d'inactivité des équipements ;
• mettre en place des programmes de maintenance préventive ;
• contrôler les coûts liés à la maintenance ;
• produire des rapports personnalisés qui fournissent des mesures détaillées sur lesquelles fonder les futurs projets.

Parmi les potentialités du Facility Management, nous retrouvons également la capacité de pouvoir s'intégrer avec le Building Information Modeling. L’utilisation de modèles BIM correctement réalisés permet de gérer encore plus efficacement les composants de la structure et des installations d'un bâtiment.

La maintenance correcte des installations scolaires est d'une importance fondamentale car il contribue à la création d'environnements d'étude et d'apprentissage optimisés et assure l'amélioration de l'efficacité globale des bâtiments.

Les aspects les plus importants sur lesquels se concentrent les processus de gestion des établissements scolaires comprennent, par exemple :

• la gestion et l'entretien de bâtiments, de locaux et d'installations, à travers des visites, des inspections et des interventions régulières, ainsi qu'à travers des actions de maintenance préventive visant à réduire considérablement les risques de défaillance ou de dégradation du fonctionnement des actifs ;
• la planification et l’organisation des espaces, ce qui favorise la création d'environnements plus confortables et accueillants pour tous les utilisateurs ;
• la réduction des consommations d'énergie, grâce à des techniques de conservation qui réduisent les dépenses énergétiques et favorisent la durabilité ;
• le respect des standards de santé et de sécurité, grâce à une évaluation appropriée des risques et à la formulation de protocoles d'urgence appropriés qui aident à garantir la sécurité des élèves et du personnel enseignant ;
• la mise en place de listes et d'inventaires permettant de documenter, de tracer et d'organiser des ressources de tout genre ;
• l’adoption de mesures préventives de sécurité, qui peuvent inclure l’installation de systèmes d'accès basés sur des codes, l'installation de caméras en circuit fermé, d'alarmes anti-intrusion, etc. ;
• la programmation d'activités hygiéniques et sanitaires, visant au nettoyage et à la désinfection des espaces ;
• la création de bons de commande, pour la fourniture de nouveaux équipements ;
• la gestion et le suivi des ordres de travail, qui aident à planifier les interventions, à affecter les tâches aux techniciens, à réduire les coûts, etc.

Toutes les écoles devraient fournir une variété d'espaces, d'outils et de ressources à tous les niveaux d'éducation pour promouvoir l'engagement et la performance des élèves, améliorer la productivité du personnel scolaire et garantir le respect des normes de sécurité, de bien-être et d'hygiène.

Afin d'assurer une amélioration effective des structures scolaires et d'accroître l’efficacité du système éducatif, il est important d'orienter la mise en œuvre du Facility Management dans les écoles vers :

• une utilisation accrue de la technologie, afin de tirer pleinement parti des possibilités d'apprentissage et d'améliorer la communication ;
• une utilisation flexible des espaces, qui doivent s'adapter à différentes configurations pour accueillir des activités spéciales, des réunions, des conférences, des spectacles, des programmes éducatifs alternatifs, etc. ;
• la  conception de salles de classe de dimensions appropriées, facilement accessibles, caractérisées par une bonne acoustique et un bon éclairage, équipées de systèmes de contrôle de la température et de la qualité de l'air intérieur, et munies d'équipements et de technologies de pointe ;
• l’utilisation des énergies renouvelables pour améliorer l’efficacité énergétique et réduire l’impact environnemental de l'école ;
• l’adoption de mesures de sécurité et de surveillance pour faire face aux situations d'urgence de la meilleure façon possible et assurer la protection des étudiants et du personnel ;
• la formulation de programmes de maintenance préventive, qui permettent d'anticiper les problèmes de maintenance dans les structures avant même qu'ils ne se produisent.

La mise en œuvre correcte du Facility Management en milieu scolaire permet de :

• réduire les coûts de gestion des structures ;
• prolonger de manière significative le cycle de vie des biens et des ressources et en améliorer la qualité ;
• influencer de manière positive les capacités d'apprentissage des élèves et accroître la participation aux activités éducatives ;
• simplifier l'organisation des processus et réduire le stress des directeur des établissements d'enseignement ;
• améliorer la propreté, l’ordre et la sécurité des espaces ;
• favoriser la communication entre les employés ;
• aider le personnel à gérer des ressources limitées en identifiant les priorités de manière proactive ;
• améliorer l’aspect des bâtiments, le fonctionnement des équipements et la santé des étudiants et du personnel ;
• économiser de l'énergie et protéger l’environnement.