Software para el mantenimiento de escuelas

El término School Facility Management se refiere al conjunto de procesos y herramientas que permiten optimizar las prácticas de gestión y mantenimiento dirigidas a los edificios, estructuras, equipos y recursos de propiedad de una escuela.

Así como sucede con los edificios residenciales (o destinados a actividades productivas, laborales y recreativas de cualquier tipo), también los edificios escolares, al igual que todas las instalaciones y equipos contenidos en ellos, están sujetos al desgaste, a los efectos del tiempo, y necesitan intervenciones de mantenimiento periódicas con el fin de preservar su seguridad y funcionalidad.

Los procesos del School Facility Management permiten responder eficazmente a esta necesidad porque ofrecen un enfoque estratégico e innovador para la gestión de las estructuras escolares. Estos procesos se basan en el uso de software y plataformas en la nube que ayudan a los Facility Manager a:

• mantener un inventario de los recursos escolares, especificando su ubicación y condiciones;
• evaluar cuáles de estos recursos necesitan ser reparados o reemplazados, para minimizar la pérdida de equipos;
• programar automáticamente las reparaciones y las intervenciones de mantenimiento;
• generar y rastrear órdenes de trabajo y de servicio;
• realizar un seguimiento de los periodos de inactividad de los equipos;
• establecer programas de mantenimiento preventivo;
• controlar los costes asociados al mantenimiento;
• producir informes personalizados que ofrezcan métricas detalladas en las que basar futuros proyectos.

Entre las potencialidades del Facility Management, también encontramos la capacidad de integrarse con el Building Information Modeling. El uso de modelos BIM adecuadamente realizados permite gestionar de forma aún más eficaz los componentes de construcción e instalaciones de un edificio.

El correcto mantenimiento de las estructuras escolares es de fundamental importancia porque contribuye a la creación de ambientes de estudio y aprendizaje optimizados, asegurando un aumento de la eficiencia global de los inmuebles.

Los aspectos más importantes en los que se centran los procesos de gestión de estructuras escolares incluyen, por ejemplo:

• la gestión y el mantenimiento de edificios, locales e instalaciones, mediante la realización de inspecciones e intervenciones regulares, y también mediante acciones de mantenimiento preventivo destinadas a reducir drásticamente la probabilidad de que se produzcan averías o degradaciones en el funcionamiento de los activos;
• la planificación y la organización de los espacios, que favorece la creación de entornos más cómodos y acogedores para todos los usuarios;
• la contención del consumo de energía, mediante técnicas de almacenamiento que reduzcan el gasto energético y fomenten la sostenibilidad;
• el cumplimiento de las normas de salud y seguridad, mediante una evaluación adecuada de los riesgos y la formulación de protocolos de emergencia apropiados para contribuir a la seguridad de los alumnos y el personal docente;
• la preparación de listas e inventarios, que permiten documentar, seguir y organizar recursos de cualquier tipo;
• la implementación de medidas preventivas de seguridad, que puede incluir la instalación de sistemas de acceso basados en códigos, cámaras de CCTV, alarmas contra intrusos, etc.;
• la planificación de actividades de saneamiento, destinados a la limpieza e higienización de los espacios;
• la creación de órdenes de compra, para el suministro de nuevos equipos;
• la gestión y el seguimiento de las órdenes de trabajo, que ayudan a programar las intervenciones, asignar los técnicos, reducir los costes, etc.

Todas las escuelas deben proporcionar una variedad de espacios, herramientas y recursos en cada nivel de educación para promover la participación y el rendimiento de los estudiantes, mejorar la productividad del personal escolar y garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad, bienestar e higiene.

Para garantizar una mejora eficaz de las instalaciones escolares y aumentar la eficiencia del sistema educativo, es importante orientar la implantación del Facility Management en las escuelas hacia:

• un mayor uso de la tecnología para aprovechar al máximo las oportunidades de aprendizaje y mejorar la comunicación;
• un uso flexible de los espacios, que deben adaptarse a diferentes configuraciones para albergar actividades especiales, reuniones, conferencias, espectáculos, programas educativos alternativos, etc.;
• el diseño de aulas de tamaño adecuado, fácilmente accesibles, con buena acústica e iluminación, dotadas de sistemas de control de la temperatura y la calidad del aire interior, y provistas de equipos y tecnología de vanguardia;
• el uso de energías renovables, para mejorar la eficiencia energética y reducir el impacto ambiental de la escuela;
• la adopción de medidas de seguridad y vigilancia para hacer frente a las emergencias de la mejor manera posible y garantizar la protección de los estudiantes y el personal;
• la formulación de programas de mantenimiento preventivo, que permiten anticipar los problemas de mantenimiento en las instalaciones antes de que se produzcan.

La correcta implantación del Facility Management en el ámbito escolar permite:

• reducir los costes para la gestión de las estructuras;
• ampliar significativamente el ciclo de vida de los bienes y recursos, y mejorar su calidad;
• influir positivamente en la capacidad de aprendizaje de los estudiantes y aumentar su participación en las actividades educativas;
• simplificar la organización de los procesos y reducir el estrés de los responsables de los centros educativos;
• mejorar la limpieza, el orden y la seguridad de los espacios;
• favorecer la comunicación entre los empleados;
• ayudar al personal a gestionar recursos limitados mediante la identificación proactiva de prioridades;
• mejorar la apariencia de los edificios, el funcionamiento de los equipos, la salud de los estudiantes y del personal;
• ahorrar energía y proteger el medio ambiente.