Software de Facility Management para escolas

O termo refere-se ao conjunto de processos e ferramentas que permitem otimizar as práticas de gestão e manutenção dirigidas aos edifícios, estruturas, equipamentos e recursos de uma escola.

Tal como acontece com os edifícios residenciais (ou edifícios destinados a atividades produtivas, laborais e recreativas de qualquer tipo), também os edifícios escolares, e todos os sistemas e equipamentos que os contêm, estão sujeitos ao desgaste e aos efeitos do tempo, exigindo intervenções periódicas de manutenção de forma a preservar a sua segurança e funcionalidade.

Os processos de Facility Management para escolas permitem responder eficazmente a esta necessidade porque oferecem uma abordagem estratégica e inovadora para a gestão das instalações escolares. Na verdade, esses processos são baseados no uso de software e plataformas de nuvem que ajudam os Facility Managers a:

• manter um inventário dos recursos escolares, especificando sua localização e condição;
• avaliar quais desses ativos precisam ser reparados ou substituídos, para minimizar perdas de equipamentos;
• agendar reparos e manutenção automaticamente;
• gerar e rastrear ordens de trabalho e serviço;
• rastrear o tempo de inatividade do equipamento;
• definir programas de manutenção preventiva;
• controlar os custos associados à manutenção;
• produzir relatórios personalizados que oferecem métricas detalhadas nas quais basear projetos futuros.

Entre as potencialidades do Facility Management, encontramos também a possibilidade de integração com o Building Information Modeling. O uso de modelos BIM adequadamente criados permite gerenciar os componentes de construção e planta de um edifício de maneira ainda mais eficaz.

A manutenção adequada das instalações escolares é de fundamental importância, pois contribui para a criação de ambientes de estudo e aprendizagem otimizados e garante a melhoria da eficiência geral dos edifícios.

Os aspectos mais importantes nos quais os processos de Facility Management para escolas incluem, por exemplo:

• gestão e manutenção de edifícios, instalações e sistemas, através da realização de inspeções e intervenções regulares, bem como através de ações de manutenção preventiva destinadas a reduzir drasticamente a probabilidade de falhas ou degradações no funcionamento dos ativos;
• planejamento e organização do espaço, que favorece a criação de ambientes mais confortáveis e acolhedores para todos os usuários;
• contenção do consumo de energia, por meio de técnicas de conservação que reduzem o gasto energético e promovem a sustentabilidade;
• cumprimento das normas de saúde e segurança por meio de uma avaliação de risco adequada e da formulação de protocolos de emergência apropriados que ajudem a manter os alunos e o corpo docente seguros;
• redação de listas e inventários, que permitem documentar, rastrear e organizar recursos de qualquer tipo;
• adoção de medidas preventivas de segurança (sistemas de acesso baseados em código, CCTV, alarmes de intrusão, etc.);
• planejamento de atividades de saneamento, visando a limpeza e higienização dos espaços;
• criação de ordens de compra, para fornecimento de novos equipamentos;
• gerenciamento e rastreamento de ordens de serviço, que ajudam a planejar intervenções, alocar técnicos, reduzir custos, etc.

Todas as escolas devem fornecer uma variedade de espaços, ferramentas e recursos em todos os níveis de ensino para promover o envolvimento e o desempenho dos alunos, melhorar a produtividade do pessoal escolar e garantir o cumprimento dos padrões de segurança, bem-estar e higiene.

A fim de garantir a melhoria efetiva das instalações escolares e aumentar a eficiência do sistema educacional, é importante direcionar a implementação do Facility Management nas escolas para:

• maior uso de tecnologia, para aproveitar ao máximo as oportunidades de aprendizagem e melhorar a comunicação;
• uso flexível de espaços, que deve adaptar-se a diferentes configurações para acolher atividades especiais, reuniões, conferências, espetáculos, programas educativos alternativos, etc.;
•  projeto de sala de aula de tamanho adequado, de fácil acesso, caracterizada por boa acústica e iluminação, dotada de sistemas de controlo da temperatura e da qualidade do ar interior e dotada de equipamentos e tecnologias de ponta;
• uso de energias renováveis, para melhorar a eficiência energética e reduzir o impacto ambiental da escola;
• adoção de medidas de segurança e vigilância, para lidar com emergências da melhor maneira possível e garantir a proteção de alunos e funcionários;
• formulação de programas de manutenção preventiva, que permitem antecipar problemas de manutenção em suas instalações antes mesmo que eles ocorram.

A correta implementação do Facility Management nas escolas permite:

• reduzir os custos de gerenciamento de estruturas;
• prolongar significativamente o ciclo de vida dos ativos e recursos e melhorar a sua qualidade;
• influenciar positivamente as habilidades de aprendizagem dos alunos e aumentar a participação em atividades educacionais;
• simplificar a organização dos processos e reduzir o stress dos gestores dos estabelecimentos de ensino;
• melhorar a limpeza, ordem e segurança dos espaços;
• fomentar a comunicação entre os funcionários;
• ajudar a equipe a gerenciar recursos limitados identificando prioridades proativamente;
• melhorar a aparência dos edifícios, o funcionamento dos equipamentos e a saúde dos alunos e funcionários;
• economizar energia e proteger o meio ambiente.