Gestion des documents de construction

La gestion des documents de construction, en anglais Construction Document Management, est le processus qui permet d'organiser, de partager et de gérer efficacement tous les documents nécessaires pour les opérations de conception quotidiennes.

Contrairement aux méthodes de stockage traditionnelles (basées sur la préparation de fichiers ou de simples feuilles de calcul), le Construction Document Management envisage l'utilisation de systèmes logiciels avancés et de solutions numériques en cloud qui aident les professionnels et les entreprises du secteur de la construction à relever certains des défis les plus difficiles liés à la gestion de documents, notamment :

• la complexité de la recherche des versions les plus récentes et mises à jour des documents faisant l'objet de révisions continues au fil du temps ;
• les difficultés d'accès et de partage dues à l'utilisation de systèmes de stockage décentralisés et désorganisés ;
• l’impossibilité de consulter ou de modifier la documentation directement sur le terrain, surtout pour les personnes qui ne travaillent pas dans les bureaux.

La gestion des documents de construction est d'une importance cruciale pour la réussite d'un projet, car elle garantit que les différents documents (tels que les dessins, les fichiers BIM, les rapports, les contrats, les commandes, les fiches techniques, les autorisations, les permis, etc.) sont mis à disposition des parties prenantes quand et où elles en ont besoin, leur permettant de :

• obtenir des informations toujours actualisées et fiables ;
• améliorer la coordination et la collaboration ;
• prévenir les erreurs, les retraitements et éviter les duplications de fichiers;
• optimiser les temps et les coûts de gestion.

Les fonctionnalités principales qu'un logiciel de gestion de documents de construction doit avoir sont :

• stockage en ligne dans un emplacement centralisé auquel tous les professionnels peuvent accéder pour stocker et échanger les informations importantes du projet ;
• suivi de l'historique des versions pour vérifier ce qui a changé au fil du temps ;
• accès facile à la documentation de n'importe où (comme sur le chantier par exemple) et avec n'importe quel dispositif (ordinateur, tablette, smartphone, etc.);
• capacité à prendre en charge tous les types et formats de fichiers nécessaires au développement du projet de construction ;
• gestion des permis et des autorisations pour les utilisateurs accédant à la plateforme, y compris les concepteurs, les entrepreneurs, les fournisseurs, etc. ;
• système de notification automatique ;
• un niveau élevé de sécurité, avec des systèmes de vérification et de certification appropriés ;
• intégration avec d'autres outils de gestion de projet.